KI im Arbeitsalltag

Fünf Abläufe,
Schritt für Schritt.

So sieht KI im Betrieb konkret aus: Was heute von Hand läuft, wie die KI es vorbereitet und was es dafür braucht. Jedes Beispiel lässt sich einzeln einführen und später erweitern.

Fünf Kacheln für E-Mail, Offerte, Rechnung, Wissen und Protokoll, verbunden mit einem KI-Assistenten
Beispiel 01

Anfragen sortieren und beantworten

Die KI liest jede eingehende Anfrage, erkennt das Anliegen und legt einen Antwortvorschlag bereit.

Bisher

Jemand liest jede E-Mail, leitet sie weiter und formuliert die Antwort selbst.

Was es braucht
  • Zugriff auf das Postfach
  • Typische Antworten
  • Zuständigkeiten im Team
Mit KI
  1. 1Eine Anfrage kommt ins gemeinsame Postfach.
  2. 2Die KI erkennt das Anliegen, zum Beispiel Offerte, Termin oder Reklamation, und ordnet es der zuständigen Person zu.
  3. 3Sie schlägt eine Antwort vor, mit den passenden Angaben aus deinen Unterlagen.
  4. 4Du prüfst, passt an und sendest.

Anfragen landen rasch bei der richtigen Person, und die erste Antwort liegt als Entwurf bereit.

Beispiel 02

Offerten vorbereiten

Aus einer Kundenanfrage entsteht ein Offertentwurf mit den Positionen aus deiner Preisliste.

Bisher

Die Angaben aus der Anfrage werden von Hand übertragen, die Positionen einzeln zusammengesucht.

Was es braucht
  • Preisliste oder Artikelstamm
  • Zugang zu deinem Offerten- oder ERP-System
Mit KI
  1. 1Die Kundin schickt eine Anfrage, etwa mit Massen, Mengen oder einem Plan als PDF.
  2. 2Die KI liest die Angaben heraus und sucht die passenden Positionen in deiner Preisliste.
  3. 3In deinem Offertenprogramm liegt ein Entwurf bereit.
  4. 4Du prüfst Mengen und Preise und verschickst die Offerte.

Offerten gehen mit weniger Aufwand raus, und du kannst dich stärker auf die Beratung konzentrieren.

Beispiel 03

Eingangsrechnungen erfassen

Rechnungen aus dem Postfach werden gelesen, vorkontiert und als Buchung vorbereitet.

Bisher

Lieferant, Betrag, Datum und MWST werden von jeder Rechnung abgetippt.

Was es braucht
  • Postfach für Rechnungen
  • Schnittstelle zur Buchhaltung
Mit KI
  1. 1Die Rechnung kommt als PDF per E-Mail.
  2. 2Die KI liest Lieferant, Rechnungsnummer, Betrag, Datum und MWST-Satz.
  3. 3Sie schlägt das Konto vor, das du für diesen Lieferanten bisher verwendet hast.
  4. 4Die Buchung liegt in deiner Buchhaltung zur Freigabe bereit.

Belege werden zeitnah erfasst, und deine Buchhaltung bleibt à jour.

Beispiel 04

Wissen im Betrieb finden

Dein Team fragt in normaler Sprache und bekommt Antworten aus euren eigenen Unterlagen, mit Quelle.

Bisher

Wer etwas wissen will, sucht in Ordnern und Mails oder fragt die Kollegin, die es weiss.

Was es braucht
  • Deine Dokumente, etwa auf dem Laufwerk, im DMS oder im Wiki
  • Klare Zugriffsrechte
Mit KI
  1. 1Handbücher, Verträge, Anleitungen und Protokolle werden für den Assistenten erschlossen.
  2. 2Jemand fragt zum Beispiel: «Welche Garantie geben wir auf Geländer?»
  3. 3Der Assistent antwortet kurz und nennt das Dokument, aus dem die Antwort stammt.
  4. 4Wir richten es so ein, dass jede Person nur sieht, was sie auch sonst öffnen darf.

Wissen ist für alle greifbar, und neue Mitarbeitende finden sich schneller zurecht.

Beispiel 05

Protokolle und Pendenzen

Aus Besprechungsnotizen entsteht ein sauberes Protokoll, und die Pendenzen landen als Aufgaben im Tool.

Bisher

Nach der Sitzung schreibt jemand das Protokoll und trägt die Pendenzen von Hand nach.

Was es braucht
  • Notizen oder Aufnahme, mit Einverständnis aller
  • Dein Aufgaben-Tool
Mit KI
  1. 1Nach der Sitzung lädst du deine Notizen oder eine Aufnahme hoch.
  2. 2Die KI schreibt ein Protokoll mit Beschlüssen und offenen Punkten.
  3. 3Pendenzen mit Zuständigkeit und Termin werden als Aufgaben vorgeschlagen, zum Beispiel in YouTrack.
  4. 4Du prüfst und gibst frei.

Nach der Sitzung ist für alle nachlesbar, was zu tun ist und bis wann.

Welcher Ablauf passt zu deinem Betrieb?

Erzähl uns, was bei dir täglich ansteht. Im Erstgespräch schauen wir gemeinsam, wo KI dich entlasten kann, kostenlos.

Erstgespräch buchen → Zur KI-Beratung