YouTrack ist nicht nur ein Werkzeug für Softwareteams. Anfragen, Bewerbungen, Freigaben oder ganze Dossiers lassen sich damit genauso führen: mit deinen Begriffen, deinen Status und klaren Rechten. Wir richten es so ein, dass dein Team weiss, was ansteht, wer dran ist und was schon erledigt wurde.
Du musst nicht alles auf einmal umstellen. Wähle den Bereich, der dir am meisten Entlastung bringt. Den Rest bauen wir aus, wenn der erste Teil im Alltag läuft.
Mit YouTrack hat jeder Vorgang einen Ort, einen Status und eine verantwortliche Person, immer aktuell und für alle sichtbar. Eigene Felder sorgen dafür, dass das System deine Begriffe spricht, ob ein Vorgang bei dir «Anfrage», «Bewerbung» oder «Fall» heisst.
Wenn die Struktur steht, kommen die wiederkehrenden Handgriffe dran. Workflow-Regeln setzen Zuständigkeiten, erinnern an Fristen und prüfen, ob ein Vorgang vollständig ist, bevor er weitergeht. Einfache Regeln klickst du im Workflow-Konstruktor zusammen, anspruchsvolle schreiben wir in JavaScript.
Anfragen kommen per E-Mail oder über ein Webformular direkt als Ticket an, nicht in ein persönliches Postfach. Du legst fest, wer was sieht: Interne Kommentare bleiben im Team, Antworten gehen an die meldende Person. So kann dein Team offen diskutieren, und intern bleibt, was intern bleiben soll.
Überall, wo etwas hereinkommt, bearbeitet und abgeschlossen wird, lässt sich ein Ablauf oft in YouTrack führen. Ein paar Beispiele aus Bereichen ausserhalb der IT:
Jeder Fall mit Unterlagen, Verlauf und Fristen an einem Ort. Wer übernimmt, sieht sofort, was schon geschehen ist.
Gesuche durchlaufen festgelegte Stationen. Eine Freigabe ist nachvollziehbar: wer, wann und mit welcher Begründung.
Jede Bewerbung mit Stand, Gesprächsterminen und Rückmeldungen. Personaldaten sieht nur, wer sie sehen darf.
Aufträge für Texte, Grafiken oder Kampagnen mit klarem Termin, klarer Zuständigkeit und Abnahme.
Mitarbeitende melden Probleme per E-Mail oder Formular. Dein Support sieht, was offen ist und was schon einmal gelöst wurde.
Kundenanfragen landen zentral als Ticket. Bei Ferien oder Krankheit übernimmt jemand anders und sieht den ganzen Verlauf.
Du zeigst uns, wie ein Vorgang bei dir heute läuft, mit allen Ausnahmen. Daraus entsteht ein Dossier, das auch Jahre später verständlich ist.
Wir denken zuerst über Felder, Status und Rechte nach, erst dann über Boards und Farben. So kann die Einrichtung mit deinem Team mitwachsen.
Wir führen unsere eigene Entwicklung, unseren Support und unsere Wissensdatenbank in YouTrack. Was wir dir empfehlen, nutzen wir selbst.
Wir bauen Software für Lohn, Buchhaltung und Bankanbindung, wo jede Änderung belegbar sein muss. Diese Sorgfalt bringen wir in deine Abläufe mit.
Du zeigst uns, wie ein Vorgang heute bei dir läuft: wo er ankommt, wer ihn bearbeitet und wer beteiligt ist. Wir schreiben mit, bis der Ablauf von Anfang bis Ende klar ist.
Wir entwerfen, welche Felder und Status es braucht, welche Regeln automatisch greifen und wer was sehen darf. Dazu bekommst du eine Offerte, die klar sagt, was gemacht wird und in welcher Reihenfolge.
Ein Team arbeitet einige Wochen mit der neuen Einrichtung. Was sich im Alltag noch verbessern lässt, passen wir an, bevor weitere Teams dazukommen.
Wir führen die weiteren Teams ein und schulen sie mit ihren eigenen Vorgängen als Beispiel, damit niemand ein Handbuch auswendig lernen muss.
Wir passen Regeln und Felder an, wenn sich deine Abläufe ändern, oder du übernimmst mit vollständiger Dokumentation selbst. Zugänge und Daten gehören in jedem Fall dir.
Wie wir Anwender und Administratoren schulen, liest du bei den Schulungen →
In einem kurzen Gespräch schauen wir, ob und wie sich dieser Ablauf in YouTrack führen lässt. Es kostet nichts und verpflichtet dich zu nichts.