Wie muss eine Schweizer Rechnung aussehen? Das gehört auf eine korrekte Rechnung

Was muss auf einer Rechnung in der Schweiz stehen?
Brauche ich eine QR-Rechnung?
Muss die MWST ausgewiesen werden?
Und wie sieht eine professionelle Schweizer Rechnung eigentlich aus?

Gerade für Einzelunternehmer, Handwerker und kleine Unternehmen ist das Thema schnell kompliziert. Eine Rechnung soll professionell aussehen, alle wichtigen Informationen enthalten und natürlich korrekt sein.

Die gute Nachricht: Eine Schweizer Rechnung muss kein kompliziertes Dokument sein.

Entscheidend ist, dass die richtigen Angaben enthalten sind und dein Kunde weiss, wer ihm was in Rechnung stellt, zu welchem Preis und wie er bezahlen soll.

Wenn du mehrwertsteuerpflichtig bist, kommen zusätzliche Anforderungen hinzu. Die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) nennt unter anderem Angaben zum Leistungserbringer und Leistungsempfänger, zum Leistungsdatum bzw. -zeitraum, zur Art und zum Umfang der Leistung, zum Entgelt sowie zur ausgewiesenen MWST.

[Platzhalter: Screenshot einer professionellen Schweizer Rechnung in WyFlow]

Das konkrete Layout kannst du natürlich frei gestalten. Wichtig ist nicht, dass jede Rechnung gleich aussieht, sondern dass die notwendigen Informationen enthalten sind.

Auf der Rechnung sollte klar ersichtlich sein, wer die Leistung erbracht hat.

Dazu gehören beispielsweise:

• Firmenname bzw. Name des Unternehmens

• Adresse bzw. Geschäftsadresse

• bei MWST-pflichtigen Unternehmen die MWST-Nummer

Die ESTV verlangt bei MWST-relevanten Rechnungen Angaben zum Leistungserbringer sowie dessen MWST-Nummer. Die Schweizer MWST-Nummer basiert auf der UID und hat das Format CHE-123.456.789 MWST.
[Platzhalter: Screenshot – Absenderdaten in WyFlow]

Auch der Rechnungsempfänger sollte eindeutig identifizierbar sein.

Je nach Kunde gehören dazu:

• Name bzw. Firmenname

• Adresse

• PLZ und Ort

Bei MWST-relevanten Rechnungen nennt die ESTV den Namen und die Adresse des Leistungsempfängers als Bestandteil der erforderlichen Angaben.
Gerade bei Geschäftskunden ist eine korrekte Rechnungsadresse wichtig.
Denn eine Rechnung mit dem falschen Firmennamen oder einer veralteten Adresse sorgt schnell für Rückfragen – und verzögert im schlimmsten Fall die Zahlung.

Eine Rechnung sollte eindeutig identifizierbar sein. Dafür wird üblicherweise eine fortlaufende Rechnungsnummer verwendet.

Zum Beispiel:

• RE-2026-001

• RE-2026-002

• RE-2026-003

So kannst du deine Rechnungen später leichter wiederfinden und eindeutig zuordnen.

Gerade wenn du mehrere Kunden und Aufträge gleichzeitig bearbeitest, ist eine klare Nummerierung Gold wert.

Das Rechnungsdatum zeigt, wann die Rechnung ausgestellt wurde.
Beispiel:
Rechnungsdatum: 25. September 2026

Je nach Auftrag ist zusätzlich das Datum oder der Zeitraum der Leistungserbringung relevant. Die ESTV führt Datum bzw. Zeitraum der Lieferung oder Dienstleistung ausdrücklich als Rechnungsangabe auf.

Bei einem Handwerker kann das beispielsweise so aussehen:
Leistungszeitraum: 21.–23. September 2026

Das schafft Klarheit darüber, wann die verrechnete Leistung erbracht wurde.

Hier wird es für deinen Kunden besonders wichtig. Die Rechnung sollte nachvollziehbar zeigen, welche Leistungen oder Produkte verrechnet werden.

Die ESTV nennt Art, Gegenstand und Umfang der Lieferung oder Dienstleistung als relevante Rechnungsangaben.
Je genauer die Positionen beschrieben sind, desto einfacher kann der Kunde nachvollziehen, wofür er bezahlt.

Eine gute Rechnung zeigt nicht nur den Endbetrag. Sie sollte nachvollziehbar machen, wie dieser Betrag zustande kommt.

Zum Beispiel:
[Platzhalter: Screenshot – Positionen + Total in WyFlow]

Damit kann dein Kunde die Rechnung direkt mit der Offerte oder dem Auftrag vergleichen.

Und genau hier zeigt sich wieder der Vorteil eines durchgängigen Workflows:
Wenn die Positionen bereits in deiner Offerte und deinem Auftrag vorhanden sind, warum solltest du sie für die Rechnung nochmals eingeben?

Bist du Mehrwertsteuer-pflichtig, muss die Mehrwertsteuer auf der Rechnung entsprechend ausgewiesen werden.

Die ESTV nennt dabei unter anderem den Steuerbetrag und den entsprechenden Steuersatz. Wenn Preise inklusive MWST angegeben werden, kann dies entsprechend gekennzeichnet werden.

Beispielsweise:
Zwischentotal: CHF 1'000.00
MWST 8,1 %: CHF 81.00
Total: CHF 1'081.00

Die aktuell geltenden MWST-Sätze solltest du immer anhand der Angaben der ESTV prüfen.

Dein Kunde sollte auf der Rechnung klar erkennen können, bis wann die Rechnung bezahlt werden soll.

Zum Beispiel:
Zahlbar innert 30 Tagen.

Oder:
Zahlbar bis 25.10.2026.

Eine klare Zahlungsfrist schafft weniger Rückfragen und macht später auch das Mahnwesen einfacher.

Eine Schweizer Rechnung sollte natürlich auch Angaben enthalten, mit denen dein Kunde die Rechnung bezahlen kann.

Die QR-Rechnung hat dabei den früheren roten und orangen Einzahlungsschein abgelöst. Seit dem 1. Oktober 2022 können diese alten Einzahlungsscheine nicht mehr verarbeitet werden.

Der QR-Code enthält die für die Zahlung notwendigen Informationen und kann mit einer Banking-App eingescannt werden.

[Platzhalter: Screenshot – Schweizer QR-Rechnung in WyFlow mit QR-Code]

Für dich bedeutet es: Zahlungsinformationen müssen nicht jedes Mal mühsam manuell zusammengestellt werden.

Mit WyFlow Basis werden die QR-Codes automatisch erstellt.
Du möchtest nicht jedes Mal Zahlungsinformationen zusammensuchen und einen QR-Code manuell erstellen?

Das übernimmt WyFlow für dich.

Beim Erstellen deiner Rechnung wird der passende Schweizer QR-Code automatisch generiert – mit den zugehörigen Zahlungsinformationen.

So ist deine Rechnung nicht nur fertig, sondern direkt bereit für die Zahlung.

Weniger Aufwand für dich. Einfacher bezahlen für deinen Kunden.

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Eine Rechnung muss nicht langweilig aussehen – aber sie sollte vor allem übersichtlich sein. Ein guter Aufbau könnte so aussehen:

Kopfbereich
Dein Unternehmen
Adresse
Telefon / E-Mail
UID / MWST-Nummer

Rechnungsempfänger
Kunde / Firma
Adresse
PLZ / Ort

Rechnungsinformationen
Rechnungsnummer: RE-2026-1042
Rechnungsdatum: 25.09.2026
Leistungsdatum: 20.09.2026

Leistungen
Detaillierte Auflistung der Positionen mit Mengen und Preisen.

Zusammenfassung
Zwischentotal
Rabatt, falls vorhanden
MWST
Rechnungsbetrag

Zahlungsinformationen
Zahlungsfrist
QR-Rechnung / Zahlungsinformationen

[Platzhalter: Bild – kompletter Aufbau einer Schweizer Rechnung mit markierten Bereichen]

So findet der Kunde auf einen Blick, was er wissen muss.

Ja, natürlich. Du kannst eine Rechnung grundsätzlich mit Word oder Excel erstellen. Für wenige Rechnungen kann das ausreichend sein. Mit zunehmender Anzahl an Aufträgen wird der manuelle Aufwand jedoch schnell grösser.

Denn jedes Mal müssen beispielsweise:

• Kundendaten übernommen werden

• Rechnungsnummern gepflegt werden

• Positionen eingetragen werden

• Preise kontrolliert werden

• MWST berechnet werden

• Zahlungsinformationen eingefügt werden

• das Dokument formatiert werden

• die Rechnung als PDF gespeichert werden

• die Rechnung verschickt werden

• offene Rechnungen später nachverfolgt werden

Die Rechnung selbst ist dabei oft gar nicht das Problem. Das Problem ist alles, was davor und danach passiert.

Genau hier setzt WyFlow an. Wenn du deine Offerte bereits in WyFlow erstellt hast, musst du für die Rechnung nicht wieder von vorne beginnen.

Der Workflow bleibt verbunden:

Offerte → Auftragsbestätigung → Lieferschein → Rechnung

Kundendaten, Positionen, Mengen und Preise werden übernommen.

Kein Kopieren. Kein Abtippen. Kein Übertragen.

Du erstellst deine Rechnung mit wenigen Klicks und kannst sie inklusive Schweizer QR-Rechnung an deinen Kunden senden.

[Platzhalter: Screenshot – Von der Offerte zur Rechnung in WyFlow]

Und falls dein Kunde nicht bezahlt?

Auch das kannst du direkt im System weiterführen – mit Mahnstufen und Verzugszinsen.

Bevor du eine Rechnung verschickst, kannst du kurz prüfen:

✓ Ist mein Unternehmen eindeutig angegeben?
✓ Sind die Kundendaten korrekt?
✓ Hat die Rechnung eine eindeutige Rechnungsnummer?
✓ Ist das Rechnungsdatum vorhanden?
✓ Ist die erbrachte Leistung nachvollziehbar beschrieben?
✓ Stimmen Mengen und Preise?
✓ Ist die MWST korrekt ausgewiesen, sofern relevant?
✓ Ist der Gesamtbetrag klar ersichtlich?
✓ Ist die Zahlungsfrist angegeben?
✓ Sind die Zahlungsinformationen bzw. die QR-Rechnung vorhanden?

Wenn diese Punkte stimmen, ist deine Rechnung für den Kunden klar und nachvollziehbar aufgebaut.

Du willst nicht jedes Mal eine Rechnung in Word oder Excel zusammenbauen?
Mit WyFlow führst du deinen Auftrag einfach Schritt für Schritt weiter:

Offerte → Auftragsbestätigung → Lieferschein → Rechnung

Und mit der Schweizer QR-Rechnung ist auch der nächste Schritt bereits vorbereitet: Dein Kunde kann direkt bezahlen.
Die WyFlow Basis enthält unter anderem Kunden, Produkte, Offerten, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen, Schweizer QR-Rechnungen, Abo-Rechnungen und ein Mahnwesen.

CHF 29 pro Benutzer und Monat.

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