Offerte in Word geschrieben, Position für Position aus der letzten Vorlage kopiert. Auftrag erteilt, Stunden auf Zetteln gesammelt. Am Ende: alles nochmals von Hand in die Rechnungsvorlage übertragen. Drei Werkzeuge, ein Vorgang — und bei jedem Übertrag ein neues Risiko für Tippfehler.
Der Medienbruch ist das eigentliche Problem
Nicht die einzelnen Werkzeuge sind das Problem — Word und Excel funktionieren beide gut. Das Problem ist die Lücke dazwischen: jede Übertragung von einem System ins nächste kostet Zeit und ist eine Fehlerquelle. Eine vergessene Position, eine falsche Menge, ein Rabatt, der bei der Rechnung nicht mehr auftaucht.
Wie der durchgängige Weg aussieht
- 1Offerte mit PositionenArbeit, Material, Anfahrt — einmal sauber erfasst, mit Mengen und Preisen.
- 2Auftrag bestätigtAus der angenommenen Offerte wird der Auftrag — ohne erneute Eingabe.
- 3Rechnung auf KnopfdruckDie Rechnung entsteht direkt aus der Offerte. Was vereinbart war, steht auch auf der Rechnung.
Der Effekt zeigt sich vor allem bei wiederkehrenden Kunden: Vorlagen, Preise und Stammdaten müssen nur einmal stimmen — danach reproduzieren sie sich zuverlässig. Mehr dazu, passend zur eigenen Branche, in der Branchenübersicht.
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